Sie möchten ein im Ausland ausgestelltes Dokument bzw. eine Urkunde legalisieren oder apostillieren lassen und fragen sich, wie Sie dabei vorgehen sollen? Wir sagen Ihnen alles, was Sie über die Legalisation eines ausländischen Dokuments wissen müssen, und geht auf die wichtigsten Schritte ein, die Sie dabei beachten sollten.
Was ist die Legalisation von Dokumenten und wozu dient sie?
Die Legalisation eines ausländischen Dokuments, das für eine österreichische Verwaltungsbehörde bestimmt ist, ist ein Authentifizierungsverfahren, mit dem die Richtigkeit der Unterschrift, der Funktion und Autorität des Unterzeichners sowie der Identität des Siegels oder Stempels bescheinigt werden soll. Die Legalisation (auch Legalisierung genannt) ermöglicht es somit, die Rechtsgültigkeit einer ausländischen Urkunde im Herkunftsland des Unterzeichners zu bescheinigen.
Diese Authentifizierung kann von der österreichischen Verwaltung in mehreren Fällen verlangt werden. Sie kann insbesondere im Rahmen eines internationalen Verfahrens erforderlich sein, wie z. B.:
- Rückkehr aus dem Ausland,
- die Gründung einer Tochtergesellschaft im Ausland,
- eine Ausschreibung im Ausland,
- ein Antrag auf akademische Gleichwertigkeit in Österreich nach einem Studium an einer ausländischen Universität,
- Antrag auf Einbürgerung,
- eine Ehe zwischen ausländischen Ehepartnern,
- ein Adoptionsverfahren,
- ...
Umgekehrt kann die Legalisation auch für ein in Österreich ausgestelltes Dokument durchgeführt werden, das für ein anderes Land bestimmt ist. Je nachdem, welche Urkunde beglaubigt werden soll und um welches Land es sich handelt, sind die Verpflichtungen und Schritte für die Legalisation nicht dieselben.
Welche Dokumente können legalisiert werden?
Die meisten ausländischen öffentlichen und privaten Urkunden können in Österreich legalisiert werden. Dazu gehören unter anderem:
- Personenstandsurkunden (Sterbeurkunde, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde ...),
- notarielle Urkunden,
- vom Gericht ausgestellte Urkunden (z.B. Scheidungsurteil),
- Firmenbuchauszüge,
- Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden,
- Privaturkunden (eidesstattliche Erklärung, Empfehlungsschreiben, eigenhändiges Testament, Vollmacht, formloser Kaufvertrag u. a.).
→ Gut zu wissen: Um private Urkunden mittels der Legalisation oder Apostille beglaubigen lassen zu können, müssen diese durch einen Notar beurkundet werden. Somit entsteht eine öffentliche Urkunde. Nur öffentliche Urkunden (wie z.B. Personenstandsurkunden) können von Behörden mit der Apostille beglaubigt bzw. von den Auslandsvertretungen legalisiert werden.
Legalisation oder Apostille: Was ist zu wählen?
Die Apostille ist ein vereinfachtes und schnelleres Verfahren zur Authentifizierung als die Legalisation. Sie wird durch das Haager Übereinkommen geregelt. Die Beglaubigung durch Apostille wird durch das Anbringen eines Stempels (genannt "Apostille") bestätigt. Sie besteht darin, die Echtheit des Siegels, der Unterschrift und der Identität des Unterzeichners zu bescheinigen (wie auch die Legalisation).
Die Wahl des Authentifizierungsverfahrens hängt auch hier von den jeweiligen Ländern ab.
Außerdem müssen bestimmte ausländische Dokumente weder legalisiert noch mit einer Apostille versehen werden, wenn das Land, das die Urkunde ausstellt, mit Österreich ein bilaterales Abkommen für diese Art von Dokumenten geschlossen hat. Dies ist insbesondere bei bestimmten öffentlichen Dokumenten der Fall.
Wie kann ich ein Dokument bzw. eine Urkunde legalisieren oder apostillieren lassen?
Schritt 1: Lassen Sie das Dokument, das legalisiert oder mit einer Apostille versehen werden soll, übersetzen.
Bevor ein Dokument in einer Fremdsprache beglaubigt werden kann, muss es zunächst von einem Gerichtsdolmetscher ins Deutsche übersetzt werden, da nur er eine solche offizielle Übersetzung anfertigen darf. Diese beglaubigte Übersetzung, die eine exakte Kopie des Originals ist, bescheinigt die Rechtsgültigkeit des übersetzten Dokuments. Dieser Schritt ist zwingend erforderlich, bevor eine Legalisation oder Apostille beantragt werden kann.
Bei Alphatrad sind wir in der Lage, alle Arten von beglaubigten Übersetzungen anzufertigen, unabhängig vom Sprachpaar (Englisch-Deutsch, Französisch-Deutsch, Spanisch-Deutsch, Arabisch-Deutsch, Chinesisch-Deutsch, usw.). Das Dokument wird einem qualifizierten und erfahrenen Übersetzer anvertraut. Dieser kümmert sich auch um die Legalisation und die Apostille Ihres ausländischen Dokuments in Österreich: Das ist die Garantie für eine schlüsselfertige offizielle Übersetzung ausländischer Urkunden (wie z.B. syrische, kanadische, iranische, chinesische, irakische Urkunden usw.), die sofort genutzt werden kann. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.
→ Gut zu wissen: Wenn Sie die Dokumente bzw. Urkunden in dem Land übersetzen lassen, in welchem Sie die Unterlagen vorlegen werden, können Sie sich sicher sein, dass die Übersetzungen akzeptiert werden.
Schritt 2: Einen Antrag auf Legalisation oder Apostille stellen
Sobald die Übersetzung vorliegt, muss der Auftraggeber das Originaldokument zusammen mit der Übersetzung bei der österreichischen Botschaft oder dem österreichischen Konsulat des ausstellenden Landes einreichen. Die Urkunde muss außerdem von der zuständigen Behörde des ausstellenden Landes (in den meisten Fällen das Außenministerium) vorbeglaubigt worden sein. Nach Abschluss des Verfahrens wird die Urkunde mit einem offiziellen Legalisationsstempel versehen, der die Echtheit der Urkunde bestätigt.
In einigen Fällen kann die Authentifizierungsanfrage abgelehnt werden, z. B.:
- wenn das Dokument keine Originalunterschrift oder keinen Originalstempel aufweist,
- wenn die Unterschrift oder das Siegel unbekannt sind oder nicht verifiziert werden können,
- wenn es sich um eine religiöse Bescheinigung handelt (z. B. eine Taufbescheinigung),
- wenn das Dokument laminiert oder geklebt ist,
- wenn das Dokument von einer nicht anerkannten Stelle ausgestellt wurde.
Kosten und Fristen für die Legalisation und Apostille eines ausländischen Dokuments
Die Fristen für die Legalisation hängen von der Bearbeitungsdauer ab, die für die Vorbeglaubigung durch die Behörden des Landes, das die Urkunde ausstellt, erforderlich ist. Dieser Vorgang, der eine doppelte Legalisation erfordert, dauert länger als ein Beglaubigungsverfahren mit einer Apostille.
Um ein ausländisches Dokument zu legalisieren, kann sich der Auftraggeber auch an eine Agentur wenden, die auf diese Art von Authentifizierungsdiensten spezialisiert ist.
Die Kosten für die Legalisation eines Dokuments oder einer Urkunde hängen vom ausstellenden Staat ab: Sie können je nach Staat zwischen 20€ und über 100€ betragen.
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FAQ zur Legalisation und Apostille von Dokumenten
Die Legalisation eines ausländischen Dokuments oder einer Urkunde ist ein Authentifizierungsverfahren, mit dem die Richtigkeit der Unterschrift, der Funktion und Autorität des Unterzeichners sowie der Identität des Siegels oder Stempels bescheinigt werden soll.
Beide Verfahren dienen zur Bestätigung der Echtheit einer Urkunde. Die Apostille wird allerdings immer von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt (also anders als die Legalisation).
Die beglaubigte Übersetzung muss je nach Land von einem Gerichtsdolmetscher oder für offizielle Übersetzungen anerkannten Übersetzungsbüros angefertigt werden. Die Apostille wird bei den zuständigen Behörden eingeholt. Unser Übersetzungsbüro kann beides für Sie übernehmen und eine beglaubigte Übersetzung mit Apostille besorgen. Kontaktieren Sie uns über unser Onlineformular oder per E-Mail.